List oficjalny, zwany także listem formalnym, to rodzaj pisemnej komunikacji używany w profesjonalnych, biznesowych lub oficjalnych sytuacjach. Obejmuje to między innymi komunikację z rządem, przedsiębiorstwami, instytucjami edukacyjnymi i innymi organizacjami.

Oto niektóre cechy, które charakteryzują list oficjalny:

1. Formalny Język: Używa formalnego języka i konstrukcji zdań. Nie zawiera potocznego słownictwa czy skrótów.

2. Struktura: List oficjalny ma określoną strukturę, która może zawierać nagłówek, adres odbiorcy, datę, wprowadzenie, ciało listu, zakończenie, formułę pożegnalną i podpis.

3. Cel i Temat: List oficjalny zazwyczaj ma wyraźny cel, taki jak złożenie wniosku, zapytanie o informacje, wyrażenie opinii, skierowanie prośby czy podziękowania.

4. Odbiorca: Jest zwykle kierowany do konkretnej osoby, stanowiska lub instytucji. W przypadku nieznania konkretnej osoby, kierowany może być do odpowiedniego działu lub stanowiska, np. „Dyrektor Działu Sprzedaży”.

5. Formatowanie: Wygląd jest schludny i profesjonalny, z zachowaniem odpowiednich marginesów, wyrównaniem i czcionką.

6. Załączniki: Może zawierać załączniki, takie jak dokumenty, które są istotne dla treści listu.

7. Ton: Ton jest zwykle formalny i uprzejmy, niezależnie od tego, czy treść jest pozytywna, negatywna czy neutralna.

List oficjalny jest więc narzędziem komunikacji, które pozwala na formalne i profesjonalne przedstawienie swoich myśli, próśb czy informacji w odpowiedni i strukturalny sposób. Jest to forma, która nadaje się do wielu różnych kontekstów, od biznesu po edukację i rząd.

Kilka kroków i wskazówek, które mogą Ci pomóc w napisaniu listu oficjalnego:

 1. Nagłówek i Adresat

   – Twoje Dane: Twoje imię i nazwisko, adres, numer telefonu, oraz adres e-mail.

   – Dane Adresata: Imię i nazwisko adresata (jeśli są znane), tytuł oraz pełny adres firmy lub instytucji.

 2. Data

Umieść datę na prawo lub na lewo od dokumentu, zgodnie z przyjętą konwencją.

 3. Formuła Grzecznościowa

Zacznij od formalnego powitania, takiego jak „Szanowny Panie Prezesie” lub „Szanowna Pani Doktor.”

 4. Wprowadzenie

Krótko wyjaśnij cel i kontekst listu.

 5. Treść Główna

   – Jasność i Zwięzłość: Wyraź swoją myśl jasno i zwięźle, unikając zbędnego języka.

   – Używaj Odpowiednich Zwrotów: Zachowaj formalny ton i język.

   – Podziel na Akapity: Podziel treść na akapity, które oddzielają różne myśli lub punkty.

 6. Zakończenie

Podsumuj swoją prośbę lub wniosek i podziękuj za uwagę czy współpracę. 

 7. Formuła Pożegnalna

Użyj formalnej formuły pożegnalnej, takiej jak „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem.”

 8. Podpis

Podpisz się ręcznie, jeśli to możliwe. Pod podpisem możesz także wpisać swoje imię i nazwisko.

 9. Załączniki

Jeśli do listu dołączasz jakieś dokumenty, wskaż to na końcu, np. „Załącznik: Umowa nr 1234.”

 10. Formatowanie

   – Marginesy: Utrzymaj standardowe marginesy (np. 1 cal).

   – Czcionka: Używaj czytelnej czcionki, takiej jak Times New Roman lub Arial, o rozmiarze 12 punktów.

   – Wyrównanie: Tekst powinien być wyrównany do lewej strony.

Oto przykładowy list oficjalny:

Warszawa, dnia 7 sierpnia 2023 r.

Prezes Zarządu
XYZ Sp. z o.o.
Ul. Przemysłowa 10
00-111 Warszawa

Szanowny Panie Prezesie,

Niniejszym pragnę złożyć moją kandydaturę na stanowisko Menadżera ds. Sprzedaży, na które ogłoszenie rekrutacyjne znalazłem na Państwa stronie internetowej.

Posiadam pięcioletnie doświadczenie w branży sprzedaży, oraz odpowiednie kwalifikacje, które, jak sądzę, idealnie wpisują się w profil poszukiwanego kandydata. 

Załączam moje CV oraz list motywacyjny. Chciałbym prosić o możliwość spotkania, na którym mógłbym omówić moje doświadczenie i umiejętności.

Dziękuję za rozważenie mojej kandydatury.

Z wyrazami szacunku,

[Podpis]

Jan Kowalski

Załącznik: CV, List Motywacyjny

Mamy nadzieję, że te wytyczne i przykład pomogą Ci napisać profesjonalny list oficjalny!